نظمت مصلحة الشهر العقاري والتوثيق القواعد والإجراءات الخاصة بانتقال الموثقين إلى خارج مقار مكاتب وفروع التوثيق، وذلك بهدف تيسير الخدمات على المواطنين غير القادرين على الحضور، مع وضع ضوابط دقيقة تضمن انتظام العمل وحسن سيره.
آلية الانتقال وفق المادة 197
وبحسب المادة (197)، يتم توثيق المحررات أو التصديق على توقيعات ذوي الشأن أو إثبات تاريخ المحررات العرفية داخل مكاتب أو فروع التوثيق خلال مواعيد العمل الرسمية. ومع ذلك، أجازت التعليمات انتقال الموثق إلى محل إقامة أحد المتعاقدين في حال تعذر حضوره، بناءً على طلبه وبعد سداد الرسم المقرر، مع الالتزام بالضوابط الواردة في التعليمات، وعلى رأسها أن يكون محل الإقامة داخل دائرة اختصاص المكتب المختص، مع تقديم بيان تفصيلي دقيق لمكان الإقامة.
وأكدت التعليمات أن العبرة في تحديد مكان الانتقال تكون بمحل التواجد الفعلي لطالب الخدمة، وليس محل الإقامة المثبت في بطاقة الرقم القومي.
حالات الانتقال المسموح بها
وحددت المادة (198) الحالات التي يجوز فيها انتقال الموثق، حيث تم قصرها على فئات محددة تشمل المرضى غير القادرين على الحركة داخل المنازل أو المستشفيات بشرط تقديم تقرير طبي، والمحبوسين بالسجون أو مراكز الشرطة، وكبار السن فيما يتعلق بتوكيلات صرف المعاش، بالإضافة إلى الأشخاص ذوي الإعاقة الحركية بعد التحقق من بطاقة الخدمات المتكاملة. كما أجازت لرؤساء المكاتب تقدير حالات استثنائية في أضيق الحدود بما لا يخل بسير العمل.
وشددت التعليمات على سرعة الاستجابة لطلبات كبار السن وذوي الإعاقة، خاصة في توكيلات صرف المعاش، بحيث يتم الانتقال في نفس يوم تقديم الطلب أو في اليوم التالي كحد أقصى.
إجراءات التوثيق أثناء الانتقال
وفي المادة (199)، ألزمت التعليمات الموثق بإثبات واقعة الانتقال تفصيليًا في المحررات الرسمية أو دفاتر التصديق، مع توضيح بيانات محل الانتقال بدقة، وتسجيل رقم وتاريخ الانتقال، وقيمة الرسوم المحصلة، وبيانات تحصيلها، مع تحصيل رسوم الانتقال مقدمًا وفق الضوابط المحددة.
ضوابط الانتقال إلى السجون
وتناولت المادة (200) ضوابط الانتقال إلى السجون، حيث أجازت انتقال الموثق لتوثيق أو التصديق على توقيعات المحبوسين احتياطيًا أو المحكوم عليهم في جنح، بينما قيدت الانتقال للمحكوم عليهم في جنايات، بحيث لا يتم إلا في حدود التصرفات المأذون بها من المحكمة المدنية. كما شددت على ضرورة الحصول على تصريح مسبق من النائب العام أو من يفوضه قبل الانتقال، مع تطبيق القواعد الخاصة بالسجون العسكرية وفقًا للقانون.
وأكدت التعليمات عدم جواز مباشرة أي إجراء داخل السجن دون هذا التصريح، مع تنظيم آلية التعامل مع حالات المنع من التصرف، بما يضمن التنسيق بين الجهات المختصة لإتمام الإجراءات القانونية بشكل سليم.
السجل الخاص ومسؤولية الموثق
وفي المادة (201)، أوجبت التعليمات إنشاء سجل خاص بكل مكتب أو فرع توثيق لقيد طلبات الانتقال، يتضمن بيانات تفصيلية عن الطلبات، ومواعيدها، وأماكن الانتقال، وأسبابه، ونتائج تنفيذها، بالإضافة إلى الرسوم المحصلة. كما ألزمت بحفظ الطلبات في ملفات منظمة، مع توثيق حالات عدم التنفيذ وبيان أسبابها.
كما شددت على مسؤولية الموثق الشخصية عن المحررات أثناء الانتقال وحتى عودتها إلى مقر المكتب، مع حظر تركها لأي من العاملين المرافقين، وعدم اصطحاب خاتم شعار الجمهورية أثناء الانتقال، على أن يتم اعتماد المحررات بعد العودة للمكتب.
وأكدت التعليمات كذلك على عدم تجاوز الموثق نطاق اختصاص المكتب التابع له، مع منح رئيس المكتب سلطة اعتماد طلبات الانتقال وتحديد موعدها وتكليف الموثق المختص بها، إلى جانب الإشراف على حفظ السجلات وتسليمها دوريًا لجهة الحفظ المختصة.
